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기관장 지시사항 시스템 개발 배경

각 지자체의 민선 기관장이 취임 후 중점과제 등을 추진하고자 하달하는 지시(훈시)사항을 전산화하여 지시사항카드로 관리하고자 합니다.

중요지시사항이 관리카드로 전산 관리됨으로써 관리상 어려움으로 인한 업무지연을 최소화하고 추진실적 및 진행상태 파악을 위해 낭비되는 시간을 줄일 수 있고 전 직원의 업무효율을 극대화 할 수 있습니다.

공약이행 사항이나 지역개발 중점과제 등을 추진하기 위해 하달되는 지시사항을 철저하게 관리하고 이행함으로써 지역민의 삶의 질을 향상하여 살기 좋은 내 고장 발전을 앞당길 수 있습니다.



현행 지시 보고체계의 문제점

지시사항을 전달하고 보고하는 체계가 모두 수작업으로 이루어집니다.

관리상 어려움으로 인해 누락되거나 지연되는 사례가 빈번히 발생합니다.

지시자가 처리과정을 사전에 점검할 수 없으므로 지시변경이나 수정 등이 불가능합니다 .

정보화시대에 급변하는 외부환경 대처능력이 저하될 수 있습니다.

 


지시사항 관리의 현주소

기관장이 직접 지시사항에 따른 업무추진상황을 확인하기 위해 특별감사를 실시하는 사례가 있습니다.

기관장 취임이래 많게는 수 천 개의 지시사항이 하달되어 관리되고 있습니다.

지시사항에 대한 추진경과를 실시간 조회할 수 없으므로 분기별로 취합하여 보고를 하고 있는 실정입니다.

이로 인해 외부환경 변화에 능동적인 대처가 어려운 실정입니다.

간부회의 때 마다 지시사항 이행 여부를 확인하기 위해 시간과 노력이 소비되고 있습니다 .


지시사항관리 전산화의 필요성

기관장과 직원간의 의사전달체계를 구체화함으로써 기관장은 실시간으로 지시사항 진행상황파악이 가능하고 업무결과와 성과를 예측할 수 있으며 직원들 입장에서는 동기부여와 능력향상의 계기가 될 수 있으므로 내 고장 발전이라는 공동의 목표달성을 앞당길 수 있습니다.


지시사항관리 전산화의 장점

지시자와 보고자간의 정확한 의사전달 체계를 구체화 됩니다.

주요지시사항이 전달과정에서 누락되는 일이 없습니다.

실시간으로 처리과정 및 결과를 보실 수 있습니다.

동기부여 및 제안제도 활성화의 계기가 마련됩니다.

정책의 연속성 및  투명성 확보됩니다.


지시사항관리 전체업무 flow



주요기능

 



최초화면(지시사항 기안대기)

 

기획실에서는 지시사항 내부품의, 지시사항 등록 / 수정, 지시사항 배부의 순서를 거치게 된다.기획실 담당자의 최초 화면은 현재 기안 진행중인 지시사항에서 시작된다.

현재의 리스트는 내부결재가 완료되기전의 상태를 나타내며 결재가 완료되면 현재의 리스트에서 사라지고 “지시사항관리”로 넘어가게 된다.


 

지시사항 등록

 

기본적인 회의명, 회의일시, 회의장소등 제반관련 사항을 입력하고 지시사항이 한 개로 끝이나는 경우는 "등록"버튼을 클릭하고 지시사항이 여러가지가 더 있다면 "연속등록" 버튼을 클릭하면 된 다.

"연속등록"의 경우는 기본적인 회의정보 즉 회의명, 회의일시, 회의장소, 군수명등이 바로 앞의 내용을 그대로 참고하여 나타나기 때문에 중복입력이 없어 사용자의 편의를 도모한다.


 

지시사항 관리

 

지시제목을 클릭하게 되면 현재 진행상황, 지시제목, 지시내용 등이 나타난다.

지시사항 관리에서 내부결재가 완료되지 않은 자료에 한해서 수정이 가능하고, 완료된 지시사항 을 관련부서에 배부하며 배부된 지시사항에 대해서는 회수의 기능을 실행한다.

하나의 관리번호에 처리부서별로 행이 생성되어 처리부서별로 관리카드가 작성되어진다.

단, 훈시일 경우는 관리카드는 작성되지 않으나, 해당 부서로의 배부 및 담당자 지정까지

이루어진다.

 

지시사항 진행

 

지시사항 진행을 선택하면 아래와 같이 배부된 지시사항이 조회된다.

현재 기안완료(기획실)된 지시사항에 대한 정보를 나타내며 현재 진행중인 지시사항이 얼마나 있는지, 배부된 지시사항은 누가 담당하는지에 대한 기본 정보를 알수 있다. 화면에 나타난 지시제목이나 관리번호를 클릭하면 현재 배부되어서 진행중인 지시사항의 업무 진척도를 나타내며 부서 접수자를 거쳐 담당자가 관리카드를 생성한 경우는 관리카드가 나타나고 아직 관리카드가 생성되지 않은 경우에는 지시사항의 기본정보만 나타난다.


 

관리대장

 

관리대장은 현재 진행중인 지시사항의 정보를 나타내며 아래와 같은 기본조회 화면을 가진다.

현재 진행중인 지시사항에 대하여는 하나의 지시사항에 대하여 하나의 관리카드를 가진다.