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HANDY 자료관 개요
자료관시스템은 공공기관의 처리과에서 생산된 모든 기록물을 수집, 보존, 활용하고
일정기간이 경과한 기록물은 전문관리기관으로 이관할 수 있도록 지원하는 솔루션이며 국가 기록원에서 고시한 ‘자료관시스템표준규격'을 준수함은 물론, 기록물의 효율적이고 체계적인 관리 및 보존, 그리고 편리한 검색 및 활용을 통하여 행정사무의 생산성 및 효율성을 극대화한 최고의 제품입니다.

Competitiveness
국가 표준인증을 통해 검증된 솔루션.
국내의 정부 표준인 <행정기관의 자료관시스템 규격>준수 및 인증제품으로 국제적으로 검증된 소프트웨어 전문업체에서 개발한 최적화된 기록물 관리 소프트웨어입니다.

자료관 업무체계를 반영한 사용자 인터페이스.
행정업무의 체계적인 분석을 통해 처리과 - 단위업무 - 철 - 건이라는 기록물의 계층적 속성을 반영하였고, 해당 기관의 담당자가 업무를 가장 효율적으로 처리할 수 있도록 구성(하나의 업무를 한 화면에서 처리할 수 있도록 구성) 하였습니다.

업무유도기능 - 마법사 및 도우미
미숙련 담당자에게 해당 업무의 전체적인 안내와 프로세스, 업무 단계별 도움말을 제공하여 업무의 편의성을 도모합니다..

기록물 포탈과 처리상황 모니터링
자료관시스템이 보유하고 있는 기록물의 현재 진행 상태와 각종 통계 정보를 한 화면에 표시함으로써, 사용자가 한번에 전체적인 상황을 파악하고 대처할 수 있도록 원활한 업무관리를 도와줍니다.

효율적인 서고관리를 위한 바코드 활용 .
바코드를 통해 서고관리를 할 경우 정확한 기록물의 반입, 반출을 관리할 수 있으므로 적절한 서고 관리를 지원할 수 있으며, 핸디터미널을 활용하여 편리하고도 정확한 정수점검이 가능해 집니다.

강력하고 다양한 방식의 기록물 보안 제공 .
GPKI, One-pass Key 방식에 의한 사용자 인증, 디지털 사인, 서버 Cache에 의한 보안, DRM Interface 등의 다양한 보안 형태를 지원합니다.

HANDY RPG(통계 리포트 툴) 제공
사용자의 보고서 작성에 도움을 줄 수 있는 통계 Report Tool을 제공합니다. 생산년도별/처리과별/기록물 형태별/.보존기간별 통계정보를 각종 그래픽 및 표 등의 형태로 작성하며 출력이 가능하고 엑셀파일이나 CSV 파일로 다운로드하여 활용할 수도 있습니다.

통합 로그인(SSO).
신전자문서시스템과 자료관과의 통합 로그인을 제공합니다. 한 번의 로그인을 통해 양 시스템 모두를 접근할 수 있는 기능으로 시스템 접근시 매번 새로 로그인해야 하는 번거로움을 줄였습니다.

조직도 통합
신전자문서시스템에서 관리되는 조직도를 자료관시스템과 연계하여 사용할 수 있도록 제공되는 기능입니다.

통합 검색 및 활용을 위한 연동 .
전자문서시스템의 전자결재, 게시물 등의 기록물과 전자문서시스템에서 자료관으로 이관되어 보존/관리되는 기록물에 대한 통합검색을 지원함으로써 기록물 및 전자문서의 활용도를 높이고 사용자의 검색 편의를 도모합니다..

전자 구기록물 데이터 이관 Tool제공
신전자문서시스템이 보유하고 있는 기존 전자문서시스템의 데이터를 자료관시스템으로 이관하기 위한 데이터 마이그레이션 이관 Tool을 제공해 드립니다.

Functions
생산목록 취합/보고 기능

각 처리과는 전년도에 종료된 업무의 기록물에 대한 정리를 매년 실시하고 정리 완료된 기록물철등록부, 기록물등록대장, 배부대장, 기록물철등록 변경이력, 기록물 등록대장 변경이력, 특수목록, 첨부파일 정보 등을 전자 파일 상태로 자료관에 생산현황을 보고하게 되어 있습니다. 규격에 의거하여 작성된 생산목록을 오프라인 또는 온라인 방식을 통하여 자료관시스템에 접수하는 기능을 제공합니다.
기록물 인수 기능

기록물관리법의 규정에 의거 기산일로부터 2년 이내의 기록물은 자료관시스템에서 인수하여 저장 및 관리되어야 하며, 자료관시스템의 기록물 인수를 위해 처리과 단위로 기록물 인수 일자를 등록하고 각 처리과의 기록물 목록 파일과 실제 전자 파일을 온라인 또는 오프라인으로 자동 접수하는 기능을 제공합니다. 인수된 기록물들은 검수기능을 통해 오류사항 유무에 따라 인수완료 혹은 반려 처리됩니다.
구기록물 등록 기능

처리과로부터 구기록물을 인수할 경우 자료관 업무 담당자는 해당 구기록물을 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별 조건에 따라 철 및 건 목록을 등록하여야 합니다. 구기록물이 다량일 경우 자료관 업무담당자의 업무효율을 향상하기 위해 구기록물 일괄등록 기능을 제공합니다.
기록물 목록확인/분류 기능

처리과에서 자료관으로 기록물을 이관한 이후에 자료관은 인수기록물 대상에 대하여 목록을 확인하고 주요분류 요소(생산기관의 조직구성, 생산기관의 기능, 기록물의 다양성과 이질성, 기록물의 연속성과 동질성)를 기준으로 논리적으로 연관성 있는 기록물을 구분하여 통합하는 기능을 제공합니다.
매체수록 기능

광디스크 수록 또는 M/F(Micro Film) 촬영 대상 건으로 분류되어 매체수록 의뢰대상이 된 기록물들을 매체수록 과정을 통하여 설정된 저장매체에 저장하여 보존하고 그 정보를 자료관시스템에 저장합니다. HANDY 자료관은 내부기록물 관리 엔진과 연동되는 인터페이스 모듈을 통해 광디스크 수록기능을 제공하며, 매체수록이 완료된 기록물 정보의 신속한 검색과 조회를 지원합니다.
분류기준표 관리 기능

기록물 분류기준표는 현행 '공문서 분류번호 및 보존 기간표'를 대체하는 제도로서 출처별 원칙을 적용하여 중앙행정기관 및 지방자치단체, 각 지역 교육청 등 공공기관의 처리과별로 단위업무를 확정 관리하는 것으로 이를 통해 단위업무별로 기록물의 분류기준(분류번호, 보존기간, 보존장소, 보존방법 등)을 제시하여 기록물의 제반처리 일정을 제어합니다. 분류기준표에 준한 단위업무의 배포와 변경신청의 일련 과정을 처리할 수 있는 기능들을 제공합니다.

Effectiveness
전략적, 운영적, 정보기술 측면에서의 목표 달성, 전자문서시스템 운영에 의한 시너지 창출, 향후 타시스템과의 연동을 통한 업무 효율의 혁신적 향상 등 정보 기술의 전략적 활용의 효과를 기대합니다.

HANDY 자료관 지원범위
대국민 정보공개 서비스
정보공개법에 따르면 공공기관은 자료관 단위로 행정정보를 공개하는 의무를 가지게 되었고, 따라서 자료관시스템과 정보공개시스템의 유기적인 연동은 양질의 정보공개 서비스를 위한 필요조건이 되었습니다. 핸디소프트는 이러한 점을 파악하여 핸디소프트의 연동모듈을 통해 자료관시스템의 사용자 및 조직도 정보를 정보공개시스템과 연동시키고 자료관 보유 기록물의 원문과 사본의 컨텐츠를 제공하여, 원활한 정보공개가 이루어질 수 있도록 지원합니다.

시청각기록물 관리
기관 활동에 대한 홍보 효과의 탁월함과 미디어의 발전으로 시청각 기록물 관리에 대한 방안이 모색되고 있습니다. 이러한 실정에 맞춰 핸디소프트는 시청각기록물의 목록과 전자파일로 전환된 사본파일을 첨부하여 자료관시스템에 등록하고, 물리적 관리가 필요한 매체가 전자파일로 변환되지 않은 경우 목록정보만 등록하여 관리할 수 있도록 지원합니다.

타 시스템과 연동.
자료관시스템은 향후 지속적으로 기록정보에 대한 컨텐츠를 제공하는 역할을 하게 되므로 타 시스템과 자료관시스템의 안정적 연동은 반드시 고려되어야 합니다. 핸디소프트는 타 시스템과의 연동 방안으로 다음을 제공합니다..
- 자료관시스템으로 이관된 문서에 대한 컨텐츠 제공
- 기존 보존 기록물에 대한 컨텐츠 제공
- 사용자 및 조직정보의 공유

도서 및 간행물 관리.
공공기관에서 보유하는 단행본과 연속간행물과 도서는 체계적인 선별 분류, 보존과 공개활용 필요에 의해 효율적인 관리가 필요합니다. 이러한 행정간행물 관리체계를 분석하여 발간 등록관리, 간행물 접수, 간행물 분류, 자료실 관리 기능을 구현하여 간행물 관리와 도서관리의 효율성을 증진시킵니다.

기록관리시스템
전문관리기관 시스템인 기록관리시스템 구축을 통해 독립적 기관에서의 처리과-자료관시스템-전문관리기관의 3-step의 연동시스템을 제공할 수 있습니다. 핸디소프트는 3-step 연동시스템 구축을 통해 기록물관리에 필요한 최적의 노하우를 제공합니다.

Architecture


HANDY 자료관 운영환경

HANDY 자료관 고객사 현황